Tratamiento de Datos Personales

 

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE

 C.I. GRODCO  Ingenieros Civiles S.A.S

 

TABLA DE CONTENIDO

 

INTRODUCCIÓN

1.    NOMBRE, DOMICILIO Y DIRECCIÓN

2.    MARCO LEGAL

3.    ÁMBITO DE APLICACIÓN

4.    CONSIDERACIONES

5.    DEFINICIONES

6.    OBJETO

7.    ALCANCE

8.    RESPONSABILIDAD EN EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

9.    PRINCIPIOS

10.  DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

11.  DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

12.  DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

13.  DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

14.  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES y FINALIDAD

15.  PROHIBICIONES

16.  TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

17.  MEDIDAS DE SEGURIDAD

18.  RESPONSABLE PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

19.  PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

20.  FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

21.  BIBLIOGRAFÍA

 

INTRODUCCIÓN

 

C.I. Grodco Ingenieros Civiles S.A.S., que para efectos de esta política se denominará simplemente “GRODCO”,  cuyo objeto social se orienta a la construcción y concesión de proyectos viales, principalmente. En el desarrollo de sus labores, GRODCO celebra contratos con empresas públicas y privadas, establece alianzas estratégicas con compañías nacionales e internacionales y ejecuta proyectos a través de diferentes modalidades de contratación, de acuerdo con la normatividad vigente. Como parte de las actividades administrativas, comerciales y de ingeniería, GRODCO conoce información personal de sus empleados, clientes y subcontratistas, entre otros. De igual forma, puede llegar a conocer información personal de otras personas.

 

En cumplimiento de la presente política, GRODCO actuará en el marco del régimen general de protección de datos personales cuando trate datos de sus clientes, usuarios, empleados, proveedores y contratistas al igual que de aquellas personas que no sean sus clientes o usuarios, pero que podrían llegar a serlo y para ello se utilicen los datos de contacto de tales Titulares. Igualmente cuando se solicite, obtenga o administre información personal de Titulares con quienes tuvo en el pasado una relación contractual que ya expiró o cuando se recopile, administre o circule información sobre sus proveedores y/o subcontratistas, candidatos a empleados, ex empleados y empleados.

 

GRODCO es una compañía respetuosa de los datos personales de los Titulares, razón por la cual, buscará informar a las personas sobre los derechos que tienen en su calidad de Titulares de la Información. En particular, se les indicará, cuando corresponda, sobre el tratamiento especial a los datos sensibles que el Titular provea.

 

GRODCO en su calidad de Responsable del Tratamiento de la Información pondrá a disposición de los Titulares de datos personales, los canales y medios necesarios para que puedan ejercer sus derechos, los cuales se establecen en la presente política.

 

1.NOMBRE, DOMICILIO Y DIRECCIÓN

 

C.I. GRODCO  Ingenieros Civiles S.A.S

NIT: 860506688-1

Domicilio: Bogotá D.C.

Dirección de notificaciones: Calle 100 #13-21 Piso 8

Conmutador: (57)(1) 6356262

Portal: www.grodco.com.co

Correo electrónico: tratamiento@grodco.com.co

 

2.MARCO LEGAL

 

  • Constitución Política de Colombia – Artículo 15 y 20
  • Ley Estatutaria 1581 de 2012            
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 886 de 2014
  • Decreto 1074 de 2015  - Capítulo 26
  • Decreto 1759 de 2016
  • Ley 1273 de 2009 Delitos Informáticos

 

3.ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

Las disposiciones establecidas en la política aplican a cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual que se obtenga en cualquier proyecto o actividad económica desarrollada por GRODCO y derivada de su objeto social. Lo anterior,  aplica también a las bases de datos que sean de su propiedad.

 

Así mismo, la política se establece para los datos personales que se encuentren en registros o bases de datos que sean administradas por GRODCO o aquellas que sean susceptibles de ser conocidas en virtud de las relaciones comerciales establecidas con otras compañías.

 

La presente política aplica al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, así como cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no residan en Colombia.

 

4.CONSIDERACIONES

 

  • GRODCO viene trabajando en la Seguridad de la Información teniendo en cuenta diversos aspectos de la norma ISO 27001 los cuales contribuyen al cumplimiento de la normatividad vigente sobre protección de datos de carácter personal
  • En cumplimiento de la normatividad sobre tratamiento de datos, GRODCO considera de vital relevancia establecer los lineamientos aplicables en la compañía, de acuerdo con sus condiciones particulares de custodia y tipos de información
  • Los directivos, empleados, contratistas y demás personas naturales y jurídicas que tengan relación con GRODCO, deberán observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la organización con respecto al tratamiento de los datos personales.
  • Las normas relacionadas con los datos personales establecen sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la coordinación entre GRODCO y los diversos actores relacionados, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de datos personales, con el fin de evitar perjuicios a cualquiera de las partes y/o terceros.
  • Las políticas de seguridad de la información, en particular respecto de las relaciones laborales y prestación de servicios, deben incluir la protección de los datos de carácter personal relacionados con el talento humano, respetando el mínimo de derechos y garantías de los empleados y prestadores de servicios.
  • Los empleados de GRODCO, deben contribuir a la gestión segura de la información de carácter personal, de acuerdo con la normatividad vigente y los lineamientos de política de la empresa. Los empleados prestarán toda su colaboración en caso de siniestro o riesgo inminente que afecten o amenacen los activos de información, especialmente, los relacionados con la información de carácter personal que custodia la empresa.

 

Con base en lo anteriormente expuesto, GRODCO establece las siguientes disposiciones en materia de tratamiento de datos, las cuales son de obligatorio cumplimiento:

 

5.DEFINICIONES

 

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de tratamiento de datos se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades de tratamiento que pretende dar a los datos personales.
  • Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
  • Base de datos digital. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
  • Base de datos análoga. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software. Debe estar debidamente documentado e incluir todos los efectos que pudiera tener en las diferentes áreas de la organización.
  • Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
  • Custodio de la base de datos. Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales  en CI Grodco Ingenieros Civiles.
  • Dato personal. Es cualquier dato y/o información que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido. se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. .
  • Dato Publico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
  • Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
  • Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
  • Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de GRODCO, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.
  • Responsable del Tratamiento. Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
  • Titular del dato personal. Es la persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información de los datos personales a un receptor, que a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro y fuera del país
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro y fuera del territorio de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable
  • Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
  • Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
  • Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por GRODCO para proteger los datos personales entregados para su tratamiento, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de GRODCO deberá ser informado a la autoridad respectiva.

 

6.OBJETO

 

Establecer las directrices que aplican al tratamiento de datos de carácter personal, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el marco legal, en cuanto al derecho que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de GRODCO, o cuyo tratamiento haya sido encargado a esta compañía.

 

GRODCO en todas sus actuaciones, a través de todas sus Unidades de Negocio y por todos los medios en los cuales solicita información, está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados, contratistas, subcontratistas y terceros, mediante la adopción de este documento de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren el tratamiento de datos personales.

        7.ALCANCE          

 

El presente documento aplicará a las siguientes personas:

 

  • Representantes Legales, Presidentes, Vicepresidentes, Gerentes y Directores
  • Personal interno, directivos y empleados que custodien o traten datos personales
  • Contratistas y personas naturales y jurídicas, quienes por su relación contractual con GRODCO, realicen tratamiento de datos personales
  • Revisor fiscal y aquellas personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario3
  • Personas públicas y privadas en condición de usuarios de datos personales
  • Las demás que establezca la ley

 

8.RESPONSABILIDAD EN EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

 

El responsable del tratamiento de información legal es el  Representante Legal de GRODCO, el cual establecerá los mecanismos y designará las personas que crea competente, para hacer cumplir con lo establecido en el marco legal de protección de datos.        

9.PRINCIPIOS

Es un compromiso de GRODCO entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la ley de acuerdo con los siguientes principios:

  • Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales en Colombia, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. GRODCO en desarrollo del principio de legalidad velará porque los datos sean adquiridos, tratados y manejados de manera respetuosa del marco legal vigente en materia de protección de datos.
  • Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; para que éste exprese su consentimiento informado.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. De manera excepcional, esta autorización no será requerida cuando los datos sean solicitados por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales o por orden judicial; cuando se trate de datos de naturaleza pública; en casos de emergencia médica o sanitaria; cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas conforme a la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable y/o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma;
  • Temporalidad o caducidad. El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado;
  • Información. GRODCO informará a los titulares de los datos personales y a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la compañía. Así mismo, informará la finalidad y demás principios que regulen el tratamiento. De otra parte, informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares procediendo al registro que exige la ley.
  • Protección de datos sensibles. GRODCO no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos relativos a la salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera el consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad establecidas por la compañía.

10.DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

De conformidad con la Ley, los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en GRODCO, tienen los siguientes derechos:

 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRODCO como Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Otorgar autorización para el tratamiento de sus datos personales, con antelación  y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal se solicitara al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, usando para estos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitara por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRODCO en su calidad de Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por GRODCO, previa solicitud, respecto de la existencia, finalidad, ubicación y uso que le ha dado a sus datos personales,  y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean autorizadas o no.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el marco legal y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, GRODCO ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Presentar quejas y reclamos a la entidad competente, y emprender las acciones pertinentes para la protección de sus datos personales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga GRODCO para ejercer los derechos de los Titulares.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Terceros autorizados por el Titular o por la ley.

11.DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

 

En el tratamiento de datos personales que realiza GRODCO se asegura el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas y adolescentes). Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y en este caso, el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

 

  • Responder y respetar el interés superior de los menores
  • Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores

 

GRODCO prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, adolescentes y menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales que al momento de emitirse se les aclarará que el otorgamiento de la autorización es totalmente facultativa.

 

12.DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Cuando GRODCO o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley
  • Adoptar un  procedimiento para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Cuando GRODCO o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

 

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley.
  • Adoptar un  procedimiento interno para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y FINALIDAD

 

GRODCO en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, se regirá de acuerdo con la siguiente clasificación:

Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano

  • GRODCO tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, de aquellas personas que se postulen para vacantes, en tres momentos específicos: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
  • Antes de la relación laboral, se informará de manera anticipada a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales
  • Una vez se agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida de quienes no fueron seleccionados, es decir, los resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de los sistemas de información.
  • Cuando se contraten procesos de selección de personal con terceros, GRODCO regulará en los contratos el tratamiento y la destinación correspondientes
  • Los datos personales e información obtenida del proceso de selección serán almacenados en la carpeta personal física o digital, a la cual se le aplicará las medidas de seguridad pertinentes, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible o privado.
  • La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en los procesos de selección y durante la relación contractual, se limitan a los mencionados procesos. Su uso para fines diferentes está prohibido.
  • Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, GRODCO procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, el cual se encuentra sometido a medidas y niveles de seguridad pertinentes, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
  • GRODCO no cederá la información resultante de los procesos de selección a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

 

Tratamiento de datos personales de Accionistas

  • Los datos e información personal de quienes ejerzan como accionistas de GRODCO, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.
  • En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
  • Sólo se podrá usar los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

 

Tratamiento de datos de personas naturales en calidad de Proveedores

  • GRODCO sólo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
  • Sólo se recolectarán datos personales de los empleados de proveedores, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos y que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
  • Los datos personales  de personas naturales en calidad de proveedores, tendrán como única finalidad verificar la idoneidad comercial, técnica y competencia de los proveedores; por tanto, una vez verificado este requisito, GRODCO podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
  • Cuando GRODCO entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme a lo dispuesto en la ley y la presente política.
  • Para tal efecto, se realizarán las revisiones correspondientes en el contrato o documento que legitime la entrega de los datos personales. Se verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

 

Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.

  • Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de GRODCO y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en este documento.
  • Se realizarán las revisiones correspondientes en el contrato o documento que legitime la entrega de los datos personales. Se verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

 

Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

  • La recolección de datos de personas que GRODCO trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en el marco legal vigente y en la presente política. Para el efecto, previamente informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos establecidos.

 

15.PROHIBICIONES

 

  • GRODCO prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de GRODCO.
  • El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de GRODCO será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
  • El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con GRODCO será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
  • En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a GRODCO como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia de incumplimiento de la ley y la presente política de tratamiento de datos por parte del proveedor.
  • Se prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de GRODCO. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser documentada y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
  • Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de los mismos, con el fin de que se proceda a eliminarlos de manera segura.
  • Se prohíbe a los destinatarios de esta norma cualquiera tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos, salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de GRODCO, según el caso.

 

16.TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

 

Se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden como países seguros, aquellos que cumplan con los criterios establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos en los siguientes casos, cuando:

  • El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
  • La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y GRODCO como responsable y/o encargado del tratamiento.
  • Se trate de transferencias bancarias y bursátiles de acuerdo con la legislación aplicable a dichas transacciones.
  • Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
  • Se trate de transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.
  • Haya una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, GRODCO suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en este documento, así como en la legislación aplicable en esta materia.

Corresponderá a la representación legal de GRODCO  aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

 

17.MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

  • Los destinatarios de este documento deben informar obligatoriamente a GRODCO cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por GRODCO para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.
  • En estos casos, GRODCO comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

 

18. RESPONSABLE PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Para el tratamiento de las peticiones, quejas, reclamos y de las solicitudes de modificaciones que formulen los Titulares en ejercicio de los derechos aquí consagrados, los Titulares o quienes ejerzan su representación podrán contactar al interior de GRODCO a la Dirección de Innovación Tecnológica de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., al correo electrónico tratamiento@grodco.com.co o radicarla en la siguiente dirección: Calle 100 #13-21 Piso 8.

 

19. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

 

El ejercicio de derechos de cada titular de información podrá ser ejercido por el titular mismo, sus causahabientes, su representante o su apoderado. Sin embargo, en el evento que la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular de la información y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 

La petición, queja, solicitud o reclamo deberá cumplir como mínimo con los supuestos definidos más adelante. Una vez recibida la solicitud correspondiente de forma completa, se incluirá en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles a la fecha de su recibo. El término máximo para atender el reclamo, queja o solicitud será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

GRODCO garantiza al titular su derecho a acceder y consultar si su información es correcta, bajo el cumplimiento de los siguientes supuestos:

 

  • Que el interesado acredite su identidad completa como Titular, o como representante autorizado de éste, caso en el cual se dispondrá de manera gratuita el acceso al detalle de los datos personales a través de medios electrónicos por parte de aquel.
  • Que exista solicitud escrita, en la cual el interesado manifieste claramente la información que desea conocer o con la descripción de los hechos que dan lugar a ellos y los documentos que sirvan de soporte a lo pretendido.
  • Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

 

El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante GRODCO, de acuerdo con el procedimiento anteriormente mencionado.

20.FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

 

La presente Política de Tratamiento Datos Personales fue creada el día 31 de Octubre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 1 de Diciembre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página web o por medio de correo electrónico a los Titulares en casos de modificaciones sustanciales. En el evento en que se realicen cambio sobre las finalidades del tratamiento, GRODCO solicitará nuevas autorizaciones a los Titulares.

21. BIBLIOGRAFÍA

  • Superintendencia de Industria y Comercio. Políticas de Tratamiento de la Información Personal. 2014
  • Superintendencia de Industria y Comercio. Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. 2016

 

 

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