Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo

 

VIDEO EXPLICATIVO SAGRLAFT

 

 

MANUAL PARA EL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (“SAGRLAFT”)

 

Contenido

 

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO

3. ALCANCE

4. LEGISLACIÓN VIGENTE

5. GLOSARIO

6. ETAPAS DE LAVADOS DE ACTIVOS y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

7. DEFINICIÓN DEL RIESGO SAGRLAFT

7.1 TIPOS DE RIESGO ASOCIADOS:

8. PRINCIPIO DEL SISTEMA DE PREVENCIÓN DE RIESGO SAGRLAFT

8.1 Colaboración con las Autoridades

8.2 Ética en relación con las metas comerciales

9. RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DEL RIESGO SAGRLAFT.

10. ESTRUCTURA ORGANIGRAMA

10.1 ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

10.2 REPRESENTANTE LEGAL

10.3 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

10.4 REVISORÍA FISCAL

10.5 AUDITORIA INTERNA

11. POLÍTICA DEL SISTEMA SAGRLAFT

12. FACTORES DE RIESGO

12.1. CONTROLES PARA LA PREVENCIÓN Y GESTIÓN DEL RIESGO LA/FT

13. SEGUIMIENTO

13.1. LOGÍSTICA

14. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES PARA LA PREVENCIÓN Y GESTIÓN DEL RIESGO LA/FT

15. DESCRIPCIÓN DE OPERACIÓN SOSPECHOSA

15.1. POR PARTE DE LOS PROVEEDORES

15.2. POR PARTE DE LOS SUBCONTRATISTAS

15.3. POR PARTE DE LOS CLIENTES

16. DIVULGACIÓN OPERACIÓN SOSPECHOSA

17. ENTRENAMIENTO y CAPACITACIÓN

18. ANEXOS

 

1. INTRODUCCIÓN

Tomando en consideración los estándares internacionales, las convenciones de las naciones unidas pertinentes y las normas expedidas por las autoridades locales, el Gobierno nacional determinó su política y lineamientos Anti Lavado de Activos y contra la Financiación del Terrorismo, con el propósito de buscar un sistema efectivo de detención y prevención de las conductas delictivas mediante documento Conpes 3793 del 18 de diciembre de 2013.

 

Con base en el mencionado Documento la Superintendencia de Sociedades, entidad que hace parte del Comité Operativo para la Prevención y Detección, expidió Circular Básica Jurídica en donde establece en el Capítulo X la recopilación de las principales instrucciones generales para la Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

 

Por lo anterior y dando alcance a lo solicitado por la Superintendencia de Sociedades, CI GRODCO INGENIEROS CIVILES SAS en adelante “GRODCO”, implementará un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de SAGRLAFT el cual será aprobado por la Asamblea General de accionistas de GRODCO.

 

2. OBJETIVO

 

El objetivo del presente manual consiste en implementar un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de SAGRLAFT en las actividades de GRODCO, que permita evidenciar y dar cumplimiento al compromiso anticorrupción a través de la identificación, medición, control y monitoreo de todos aquellos riesgos relacionados a su actividad y de acuerdo con las normas vigentes en materia de SAGRLAFT dispuestas por las entidades de control del país y del exterior.

 

3. ALCANCE

 

El presente manual establece las directrices para dar cumplimiento a lo establecido por la norma para las siguientes actividades: compras, contratación interna y externa sea nacional o internacional y/o con terceros, contratación de personal, junto con la periodicidad para adelantar los procedimientos adaptados dirigidos a la prevención, manejo y mitigación de los riesgos derivados del lavado de activos y financiación del terrorismo SAGRLAFT, así como realizar las consultas, investigaciones, reportes y seguimiento de cada una de las sociedades, representantes, directivos y personas naturales con las cuales GRODCO establezca algún vínculo contractual, en especial en el marco de las actividades de ejecución de los proyectos contratados.

El lavado de activos está relacionado con el riesgo legal, el deterioro del buen nombre y la perdida de confiabilidad en el manejo de las operaciones de GRODCO. El sistema de prevención se encamina en generar acciones conjuntas que impidan la legalización de esos capitales e impedir la impunidad de los delitos que los generan.

Este manual deberá ser objeto de monitoreo y control permanente con el fin de permitir ajustes de controles y cambios recurrentes en la medida que estos sean necesarios.

 

4. LEGISLACIÓN VIGENTE

 

 Circular Externa 170 de 2002 de la DIAN (Medidas de Prevención para el Lavado de  Activos).

 Resolución 285 de 2007 de la Unidad de Investigación y Análisis Financiero (Obligación de Reportar Situaciones Sospechosas y Transacciones en Efectivo).

 Código Penal Colombiano Artículo 323 adicionado por el Artículo 8 de la Ley 747 de 2002 y Artículo 14 de la Ley 890 de 2004.

 Resolución 114 del 31 de Agosto de 2007 expedida por la UIAF

 Circular externa 100-004 del 7 de Octubre de 2009 expedida por la Superintendencia de Sociedades

 Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006 – UIAF

 Circular externa 100-004/2009 Superintendencia de Sociedades.

 Resolución 101 del 26 de Junio de 2013 expedida por la UIAF

 Circular externa 100-000005/2014 del 17 de Junio de 2014, Superintendencia de Sociedades

 Decreto 1023 de 2012, artículo 7, numeral 26

 Decreto 1068 de 2015, artículo 2°.14.2

 Capitulo X de la Circular Básica Jurídica de la superintendencia de Sociedades y sus modificaciones.

Y demás requisitos legales que apliquen al presente manual.

 

5. GLOSARIO

 

ACTIVIDAD: Para efectos del presente manual, una actividad corresponde a la celebración de contratos de toda naturaleza, las transacciones y actos civiles y comerciales que se originen en desarrollo del objeto social de la sociedad o de sus actividades conexas.

AUTOCONTROL: Es la voluntad de GRODCO dentro de sus procesos para detectar, controlar y gestionar de manera eficiente y eficaz los riesgos a los que está expuesta su empresa.

CLIENTES: Se refiere a las entidades Públicas y Privadas, nacionales e internacionales, a quien la sociedad presta o suministra bienes o servicios vinculados a las actividades de GRODCO.

CONCEPTO DE LAVADO DE ACTIVOS: Es el proceso por medio del cual los bienes, recursos o activos de procedencia ilícita se les trata de dar apariencia de legalidad con el fin de introducirlos en la economía formal a través del sector real o del sector financiero.

CONCEPTO DE FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: Es el proceso por medio del cual se obtienen los bienes, recursos o activos de procedencia ilícita o licita que sirven para realizar actividades terroristas es decir aquellas que generan zozobra, temor o terror a la población a través de actos que ponen en peligro la vida la actividad física o la libertad de las personas, las edificaciones los medios de comunicación, los medios de transporte y los medio de procesamiento o conducción de fluidos o fuerzas motrices valiéndose de instrumentos capaces de causar estragos.

DECLARACIÓN DE PREVENCIÓN: Documento mediante el cual se efectúa la declaración jurada sobre origen y licitud de bienes, actividades y relaciones.

SAGRLAFT: Sistema de autocontrol del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

LISTA BID: Corresponde a la lista de personas, grupos o entidades frente a las cuales el Banco Interamericano de Desarrollo ha detectado la incursión en el lavado de activos y financiación del terrorismo.

LISTA OFAC: (Office Foreign Assets Control - Oficina de control de activos foráneos) Listado de personas, grupos y entidades sujetas a sanciones económicas por el Tesoro de los Estados Unidos y la Oficina para el Control de Activos Extranjeros. Además incluye entidades que no son específicas de ningún país, como presuntos narcotraficantes o terroristas.

LISTA ONU: Lista de personas, grupos o entidades frente a las cuales la Organización de Naciones Unidas (ONU) ha detectado la incursión en el lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

OPERACIÓN INTENTADA: Tiene lugar cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa; sin embargo, no se perfecciona debido a que quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma bien sea motu proprio o porque los controles establecidos o definidos no permitieron realizarla. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF.

OPERACIÓN INUSUAL: Consiste en una operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su monto, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

OPERACIÓN SOSPECHOSA: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o de un sector determinado y, además, de acuerdo con los usos y costumbres, que la actividad de la cual se trate no haya podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones deben ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF.

PROVEEDORES: Aquellos que proveen a GRODCO bienes y servicios para el desarrollo de las actividades operativas y administrativas.

UIAF: Es una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que tiene como objetivo prevenir y detectar posibles operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en diferentes sectores de la economía.

TIPIFICACIÓN CONCRETA DE LOS RIESGOS: Prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo.

LAVADO DE ACTIVOS. ARTÍCULO 323 DEL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO. “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes”.

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: ARTÍCULO 345 DEL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO. “El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

TIPOLOGÍAS: Es la descripción de las técnicas o prácticas utilizadas por los delincuentes y las organizaciones criminales para dar apariencia de legalidad a los fondos de procedencia ilícita y transferirlos de un lugar a otro o entre personas para dar apariencia de legalidad o financiar sus actividades criminales.

 

6. ETAPAS DE LAVADOS DE ACTIVOS y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

 

Los delincuentes dan apariencia de legalidad al dinero creando una actividad económica, un negocio, una operación comercial que justifique su tenencia posesión o propiedad.

A continuación se relaciona como actúan en cuatro etapas diferentes las cuales pueden suceder una tras otra, o presentarse simultáneamente, son:

LAVADO DE ACTIVOS

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

 

1. Dinero en efectivo proveniente de un acto delictivo

 

 

1. Capital legitimo o dinero en efectivo proveniente de un acto delictivo

 

 

2. En la etapa de colocación el dinero se deposita en cuentas

 

 

2. En la etapa de colocación el capital se deposita en el sistema financiero

 

 

3. En la etapa de Ocultamiento los fondos se transfieren a otras instituciones para ocultar su originen

 

 

3. En la etapa de ocultamiento los fondos se transfieren a otras instituciones para ocultar su origen

 

 

4. En la etapa de integración los fondos se utilizan para adquirir activos legítimos

 

 

4. En la etapa de integración los fondos son distribuidos para financiar actividades terroristas.

 

 

7. DEFINICIÓN DEL RIESGO SAGRLAFT

 

El riesgo SAGRLAFT es la posibilidad o probabilidad de pérdida o daño económico que puede sufrir GRODCO por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

7.1 TIPOS DE RIESGO ASOCIADOS:

Riesgo Legal: Posibilidad de pérdida en que incurre una empresa al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de norma o regulaciones y obligaciones contractuales.

Riesgo Reputacional: Posibilidad de pérdida en que incurre una empresa por desprestigio, mal imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingreso o procesos judiciales.

Riesgo Operativo: Posibilidad de Incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimiento externos.

Riesgo de contagio: Posibilidad de pérdida que una empresa puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la empresa.

Riesgo lavado de activos y financiación del terrorismo SAGRLAFT: Posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la compañía por su propensión a ser utilizada para el desarrollo de actividades relacionadas con SAGRLAFT.

Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

Riesgo residual: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

 

8. PRINCIPIO DEL SISTEMA DE PREVENCIÓN DE RIESGO SAGRLAFT

8.1 Colaboración con las Autoridades

GRODCO está obligado a colaborar con las autoridades administrativas cuando así sea requerido, mediante el reporte de cualquier información relevante sobre operación que por su cuantía o características, demuestren incompatibilidad y contradicciones con la actividad económica sea cliente, proveedor, subcontratista o empleado según el conocimiento previo y teniendo en cuenta la aplicación de los criterios establecidos en este manual.

Ningún funcionario de GRODCO puede informar a los clientes, proveedores, subcontratista o empleados que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas que sea comunicado a la unidad de información y análisis financiero (UIAF), sobre ellos o las operaciones. Todos los Funcionarios deben guardar confidencialidad a este tipo de información.

GRODCO, cuando tenga conocimiento o detecte operaciones inusuales o sospechosas en el giro ordinario de sus negocios, deberá a través de su oficial de cumplimiento realizar el correspondiente reporte de operación sospechosa (“ROS”) ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (“UIAF”).

8.2 Ética en relación con las metas comerciales

Todos los empleados de GRODCO se comprometen a anteponer el cumplimiento de los principios éticos al logro de las metas comerciales.

Con el fin de cumplir los principios definidos por GRODCO se establecieron los siguientes mecanismos de cumplimiento de las políticas para la prevención de riesgo SAGRLAFT.

A. Acciones internas

 Manual de sistema de prevención y control de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo GER-MA-001

 Comunicación a todos los empleados para su cumplimiento y correcta aplicación.

 Establecer un sistema de monitoreo y control para el cumplimiento para el sistema de prevención y control del riesgo SAGRLAFT por parte de auditoría interna y revisoría fiscal.

B. Compromiso de todo el personal

Todos los empleados de GRODCO deberán informar de inmediato al Oficial de Cumplimiento sobre las operaciones inusuales, intentadas o consumadas y/o situaciones provenientes de actividades ilícitas cuando tengan conocimiento.



9. RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DEL RIESGO SAGRLAFT

 

Son responsables y están obligados frente al sistema implementado los Presidentes, Vicepresidentes, Gerentes, Directores, Administradores, trabajadores y colaboradores que directa o indirectamente desempeñan actividades, labores y/o presten servicios dentro de GRODCO, en desarrollo de su objeto social. Adicionalmente y para efectos del presente manual, serán responsables del sistema establecido las personas que lideran el SAGRLAFT.

Las reglas de conducta, los principios y los procedimientos relacionados con el autocontrol de que trata el presente manual, son de imperativo cumplimiento.

 

10. ESTRUCTURA ORGANIGRAMA

 

GRODCO con el fin de garantizar un adecuado funcionamiento de SAGRLAFT ha definido el siguiente organigrama de acuerdo a su estructura organizacional.

10.1 ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

Funciones:

a. Aprobar el MANUAL SAGRLAFT, así como sus actualizaciones.

b. Aprobar los mecanismos e instrumentos que conforman el MANUAL SAGRLAFT.

c. Designar el Oficial de Cumplimiento por medio de acta.

10.2 REPRESENTANTE LEGAL

Funciones:

a. Propender por la correcta aplicación de las políticas definidas por GRODCO para la prevención y control de SAGRLAFT.

b. Presentar anualmente a la Asamblea General de Accionistas un reporte de las actividades llevadas a cabo por GRODCO, en relación con la prevención de SAGRLAFT en virtud de los reportes que le sean entregados y presentados por el oficial de cumplimiento.

10.3 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Funciones y Responsabilidades:

a. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del sistema para la prevención y control del riesgo de SAGRLAFT.

b. Comunicar e implementar las políticas y procedimientos establecidos en materia de SAGRLAFT, a las diferentes áreas de trabajo.

c. Promover y desarrollar los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del riesgo LA/FT.

d. Presentar informes periódicamente al Representante Legal y como mínimo semestralmente a la Asamblea General de Accionistas y/o a la Junta Directiva (cuando dicho órgano societario de conformidad con los estatutos sociales de GRODCO sea activado, en los cuales deberá referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

            Los resultados de la gestión desarrollada.

            Evaluación y Análisis de eficiencia y efectividad del SAGRLAFT.

            La evolución individual y consolidada de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.

            La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control establecidos por la compañía y las medidas adoptadas para corregir las fallas en el sistema.

            Los resultados de los correctivos ordenados por la Asamblea General de Accionistas y/o la Representación Legal.

            Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la UIAF.

            El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.

e. Promover la adopción de los correctivos identificados al sistema.

f. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación respecto del sistema.

g. Proponer la actualización del presente manual y velar por su divulgación a los empleados de GRODCO.

h. Colaborar con la instancia designada por la Asamblea General de Accionistas y/o la representación legal, en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cuantitativos y cualitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

i. Evaluar los informes presentados por la Auditoría Interna y los informes que presente la Revisoría Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las oportunidades de mejora informadas.

j. Elaborar y someter a aprobación los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios, serán objeto de consolidación, monitoreo y su carácter de inusual.

k. Reportar a la representación legal las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios y contratistas, para que se adopten las medidas previstas en la ley.

l. Buscar fuentes de información que le permitan mantenerse actualizado en los diferentes eventos nuevos o ya conocidos que puedan afectar a la entidad por materialización de riesgos de lavado de activos o de la financiación del terrorismo.

m. Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la entidad respecto del SAGRLAFT.

n. Velar porque la aplicación del manual sea intrínseca al ejercicio de las funciones de cada uno de los empleados de GRODCO.

o. Registrarse en el SIREL administrado por la UIAF para le generación y presentación de reportes ROS y AROS.

p. Las demás que la ley le otorgue.

 

Perfil del oficial de cumplimiento:

El oficial de cumplimiento deberá cumplir con el siguiente perfil profesional:

a) Debe ser una persona de nivel Directivo

b) Capacidad de decisión, liderazgo y de solución de problemas

c) Ser una persona analítica y estratégica

 

Atribuciones del oficial de cumplimiento:

a) Tener Capacidad decisoria sobre los reportes y asuntos derivados del cumplimiento y ejecución de SAGRLAFT de la compañía.

 

Inhabilidades e incompatibilidades del oficial de cumplimiento:

a) Ser oficial de cumplimiento de más de una empresa (siempre y cuando la misma no sea vinculada societariamente a GRODCO).

b) Pertenecer a órganos de control externo de seguir y ejecutar el SAGRLAFT.

c) Tener vínculos como subcontratista, proveedor o cliente dentro de la organización

 

Sanciones aplicable al oficial de cumplimiento ante incumplimiento de sus obligaciones y funciones:

a) Llamado a descargos y llamado de atención-

b) Dependiendo de la gravedad de la falta se dará aviso a las autoridades competentes.

c) Las demás sanciones previstas en la Ley-].

 

10.4 REVISORIA FISCAL

a) Debe poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento las inconsistencias y falencias que detecte respecto a la implementación del SAGRLAFT o de los controles establecidos.

b) Debe rendir los informes sobre el cumplimiento del SAGRLAFT cuando cualquier autoridad se lo solicite.

 

10.5 AUDITORIA INTERNA

a) Monitorear que las políticas y procedimientos adoptados por GRODCO para la prevención de SAGRLAFT se cumplan y se lleven a cabo según lo establecido.

b) Informar a la administración sobre desviaciones en la aplicación de las políticas establecidas sobre SAGRLAFT, así como cuando se presenten conflictos de interés ya sea entre miembros internos de GRODCO o de estos con externos.

c) Informar al Oficial de Cumplimiento sobre posibles alertas sobre SAGRLAFT cuando sean de su conocimiento.

 

11. POLÍTICA DEL SISTEMA SAGRLAFT

 

GRODCO, a través de su Asamblea de accionistas, ha definido que su actividad y todas las relaciones que genere directa o indirectamente, se regirán por los principios básicos establecidos en el presente manual y adoptará las siguientes directrices para el desarrollo del sistema:

 Las políticas y procedimiento del sistema SAGRLAFT de GRODCO son de obligatorio cumplimiento para todos los accionistas, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.

 La documentación asociada a los controles y prevención del SAGRLAFT implementada en los proceso será responsabilidad de cada área de proceso.

 La documentación asociada a los riesgo análisis e investigaciones relacionados con la prevención de SAGRLAFT de GRODCO estará a cargo del oficial de cumplimiento.

 Las actividades se basarán en los principios de Buena Fe, Responsabilidad, Transparencia, Eficiencia, Diligencia, legalidad, eficacia en la Investigación y Confidencialidad.

 Semestralmente por lo menos el oficial de cumplimiento realizara el seguimiento a la funcionalidad del sistema SAGRLAFT, con el fin de detectar sus deficiencias y proceder a su corrección.

 Periódicamente por lo menos en forma anual se elaborará un reporte que permita establecer el perfil de riesgo residual de GRODCO y la evolución individual y consolidada en los perfiles de riesgo, de las fuentes de riesgo y de los riesgos asociado, el cual se dará a conocer a la Asamblea General de accionistas, a la alta dirección, y se incluirá en el informe de cierre de cada ejercicio anual.

 Todos los empleados deben asegurar el cumplimiento de las normas, para prevenir y controlar conductas relacionadas con la ocultación o legalización de dineros ilegales y con ello, evitar riesgos en la operación de GRODCO.

 Los principios establecidos en el código de ética harán parte integral del sistema para la prevención y control del riesgo SAGRLAFT.

 

12. FACTORES DE RIESGO

 

Los riesgos identificados en el ejercicio de las actividades de la sociedad CI GRODCO INGENIEROS CIVILES SAS. Son los siguientes:

 No contar con patrones éticos y políticas para la prevención de SAGRLAFT.

 Ignorar las alertas que se encuentren o se den sobre clientes, proveedores subcontratistas, empleados y/o PEPs.

 Alto manejo de operaciones en efectivo sin justificación aparente.

 Contratar personal con información no corroborada, falsa o presuntamente falsa.

 Realizar negocios con personas jurídicas o naturales que no sean plenamente identificadas por GRODCO.

 Aceptar nuevos accionistas, empleados o contratistas con antecedentes judiciales de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo.

 Admitir nuevos accionistas sin verificar el origen de sus recursos.

 Realizar negocios sobre bienes muebles o inmuebles a precios considerablemente distintos a los normales del mercado.

 Realizar y/o recibir donaciones de personas naturales y/o jurídicas que no sean plenamente identificadas y/o de las cuales se desconozca el origen de sus recursos.

 Realizar operaciones, negocios o contratos que no consten por escrito.

 Recibir Pagos de operaciones con recursos derivados de giros internacionales provenientes de varios remitentes a favor de un mismo beneficiario, o de un mismo remitente a favor de varios destinatarios, sin una relación aparente.

 Realizar operaciones y/o negocios con subcontratistas que no han sido identificados.

 Realizar operaciones comerciales o negocios con las personas listadas en las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, expedidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas o sus distintos comités y demás resoluciones que las modifiquen o complementen.

 Realizar negocios con personas naturales con antecedentes penales y/o disciplinarios.

 Realizar negocios con empresas que cuenten con antecedentes, investigaciones y/o sanciones por indebida y/o ilegal celebración de contratos con el Estado.

 Realizar operaciones con empresas vinculadas a procesos penales y/o administrativos por relación con grupos o personas ligadas a actividades de narcotráfico y/o terrorismo

 

12.1. CONTROLES PARA LA PREVENCIÓN Y GESTIÓN DEL RIESGO LA/FT

GRODCO establece los siguientes mecanismos de control descritos a continuación para monitorear el cumplimiento de las medidas para la prevención del SAGRLAFT y reportar oportunamente al oficial de cumplimiento e identificar potenciales situaciones inusuales o sospechosas que generen riesgo LA/FT.

1. Las áreas de Compras, Subcontratos, Comercial y Logística solicitaran Carta de Autorización de Consulta en Listas Restrictivas, consultarán y verificarán en las listas ONU y/o OFAC y/o BID, la existencia de cualquier reporte negativo el cual será causal de rechazo de la oferta.

2. Si se llegase a presentar vínculo comercial con personas expuestas políticamente (PEPs), los líderes de área informaran al oficial de cumplimiento y este al representante legal para que apruebe o rechace dicha relación y se anexaran la evidencia del reporte expedido por el ente investigador y demás documentos e información que se le exige cada procedimiento según el caso, se consultara el reporte en la Procuraduría, Contraloría, antecedente judiciales.

3. En las áreas de Compras, Subcontratos, Comercial y Logística, se tendrá una base de datos que incluya Nombre del .proveedor Identificación, domicilio, nombre de representante legal, nombre de la persona de contacto y cargo que desempeña.

4. Antes de establecer una relación comercial ya sea jurídica o contractual, cada área debe cumplir con los siguientes procedimientos internos implementados por GRODCO, cumpliendo a cabalidad lo allí exigido en materia de documentos y análisis para la prevención del SAGRLAFT, dichos procedimientos son:

 

 PRE-PR-001 - CONTRATACIÓN, CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE SUBCONTRATOS

 COM-PR-010 - ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES

 GTH-PR-010 - SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN (para trabajadores)

 CIA-PR-010 - IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS (Clientes)

 CIA-PR-030 - PARA CONCESIONES Y NEGOCIOS

 

5. Los anteriores procedimientos son documentos que hacen parte integral del presente Manual SAGRLAFT.

6. Las áreas encargadas de cada procedimiento anteriormente mencionado dentro de los documentos allí exigidos solicitaran la Declaración de Prevención del lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

7. En todo caso los anteriores procedimientos y en concreto las contrapartes de GRODCO sujetos de los mismos serán monitoreados por lo menos una vez al año. Lo anterior, en aras de garantizar una efectiva gestión del riesgo LA/FT en el tiempo.

 

13. SEGUIMIENTO

 

Una vez verificadas las calidades, efectuado el recaudo de la información y las consultas y reportarlas Al auditor interno en conjunto con la Presidencia se determina si se acepta o rechaza la contratación que tuviera el riesgo de involucrar a GRODCO en el riesgo SAGRLAFT y decidirá si existen las evidencian tales para reportar a la UIAF.

 

13.1. LOGÍSTICA

 GRODCO designara al responsable del cumplimiento de las normas y procedimientos del manual a quien este designe.

 Los líderes de cada área serán los responsables de suministrar la información requerida por la persona designada por la compañía quienes deberán informar de forma inmediata al responsable del cumplimiento de las normas y procedimientos contenidos en este manual, sobre los hallazgos o eventos de operación sospechosa, inusual o intentada y éste a su vez deberá informarle al Representante Legal.

 

14. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES PARA LA PREVENCIÓN Y GESTIÓN DEL RIESGO LA/FT

 

Para efectos de un efectivo control del riesgo se deberán adelantar los siguientes procedimientos especiales:

 

14.1 MANEJO DE TESORERÍA

a) CI GRODCO INGENIEROS CIVILES SAS. NO manejará dinero en efectivo diferente a aquel disponible para cajas menores, el cual será debidamente destinado, auditado y controlado por la Dirección Financiera.

b) Los Ingresos Provenientes de facturación de obra, ventas a terceros permanentes y ocasionales, al igual que los egresos, solo se manejaran a través de entidades del sistema Financiero debidamente vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

 

15. DESCRIPCIÓN DE OPERACIÓN SOSPECHOSA

 

Para efectos del control SAGRLAFT, las operaciones que se deben considerar como inusuales, sospechosas o intentadas, se pueden describir de la siguiente manera:

 

15.1. POR PARTE DE LOS PROVEEDORES

 Operación inusual

     La oferta de descuentos exorbitantes y precios artificiosamente bajos.

 Operación sospechosa

     La negativa a la entrega de la información solicitada

     La presentación de documentos con enmendaduras en su contenido

     La omisión de información sustancial

     El desinterés y la falta de diligencia en el trámite de emisión de facturación

 Operación intentada

     La dilación en la entrega de información y evasión al requerimiento de suministro de la misma

 

15.2. POR PARTE DE LOS SUBCONTRATISTAS

 Operación inusual

     La oferta de descuentos exorbitantes y precios artificiosamente bajos.

 Operación sospechosa

     La negativa a la entrega de la información solicitada

     La presentación de documentos con enmendaduras en su contenido

     La omisión de información sustancial

     El desinterés y la falta de diligencia en el trámite de emisión de facturación

 Operación intentada

     La dilación en la entrega de información y evasión al requerimiento de suministro de la misma

 

15.3. POR PARTE DE LOS CLIENTES

 Operación inusual

     Las insinuaciones o manifestaciones expresas sobre regalos, comisiones, atenciones, consideraciones especiales, o peticiones ajenas a la actividad que se deriva de las relaciones comerciales, ofertas hechas a las personas vinculadas a la sociedad

 Operación sospechosa

     La negativa a la entrega de la información solicitada

     La presentación de documentos con enmendaduras en su contenido

     La omisión de información sustancial

     El pago de la contraprestación obligatoriamente en dinero en efectivo

 Operación intentada

     La dilación en la entrega de información y evasión al requerimiento de suministro de la misma.

     El intento de evadir las obligaciones contenidas en el presente manual.

 

16. DIVULGACIÓN OPERACIÓN SOSPECHOSA

 

El responsable designado por la ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS de GRODCO para el cumplimiento o de las normas y procedimientos del presente manual, será el receptor de la información suministrada por las áreas de compras, subcontratos, contabilidad, tesorería, logística y recursos humanos.

La información se remitirá al responsable del cumplimiento de las normas y procedimientos del presente manual, con la siguiente periodicidad:

 En el evento de presentarse una operación sospechosa, dentro de las 24 horas siguientes a su identificación.

 

17. ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

 

CI GRODCO INGENIEROS CIVILES SAS. Proveerá del entrenamiento necesario tanto para los empleados a nivel directivo como a los empleados vinculados, sobre el Manual SAGRLAFT e igualmente sobre el sistema al personal nuevo que ingrese a la compañía en el plan de inducción, el cual estará registrado en el plan de capacitación GTH-RE-026-

El presente Manual de SAGRLAFT se deberá divulgar en la compañía y en consecuencia será obligación del oficial de cumplimiento organizar y realizar sesiones de entrenamiento y capacitación a empleados, directivos y accionistas de GRODCO para que en sus diferentes roles relacionados con la compañía tengan la capacidad de identificar cuando una operación es inusual o sospechosa, cuándo debe reportarse, qué debe reportarse y el o los medios para hacerlo.

Las capacitaciones antes referenciadas serán realizadas como mínimo una vez por año en las fechas definidas por el oficial de cumplimiento y la representación legal. En cada sesión se dejará constancia y control de la fecha de la sesión, nombre de asistentes y asuntos tratados.

 

18. ANEXOS

 

Hacen parte integral del presente documento los siguientes Anexos:

 

 

Anexo A

 

Documento de Declaración de Prevención

 

Anexo B

 

Matriz de Riego

 

Anexo C

 

Carta de Autorización de Consulta en Listas Restrictivas

 

Anexo D

 

PRE-PR-001 - CONTRATACIÓN, CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE SUBCONTRATOS

 

Anexo E

 

COM-PR-010 - ADMINISTRACIÓN DE

PROVEEDORES

 

Anexo F

 

GTH-PR-010 - SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

 

Anexo G

 

CIA-PR-010 - IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS

 

Anexo H

 

CIA-PR-030 - PARA CONCESIONES Y NEGOCIOS

 

 

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